L’utilisation des logiciels en entreprise surveillée par Business Software Alliance par Jean-François Journault


Un des principaux problèmes avec le piratage de logiciels est que de nombreuses entreprises qui ne disposent pas de toutes les licences appropriées n’ont pas conscience de l’illégalité de leurs agissements ou de l’ampleur du problème avant de faire l’objet d’une dénonciation. Or, des agissements fautifs, même s’ils sont involontaires, peuvent alors être lourds de conséquences.

On pense plus particulièrement aux interventions parfois musclées menées par Business Software Alliance (ci-après BSA), une association qui lutte contre le piratage de logiciels. Ses membres sont de grands fabricants de logiciels dont plusieurs produits sont destinés aux entreprises, tels Adobe, Microsoft et Symantec. Ces interventions découlent habituellement d’une dénonciation de non-conformité transmise à BSA par une personne disposant d’informations précises à cet égard.

Dans ce contexte, toute entreprise a intérêt à éviter d’être la cible de BSA ou, tout au moins, réagir convenablement. La façon la plus efficace d’assurer une conformité entre les logiciels installés et les licences acquises est d’adopter des pratiques exemplaires en matière de gestion des actifs logiciels (aussi connu sous «Software Asset Management» ou « SAM ») ou, au minimum, effectuer une vérification interne périodique. Cette vérification consiste en : (i) un inventaire de l’ensemble des logiciels installés (il existe des outils informatiques pour ce faire); (ii) un inventaire des licences détenues (tenant compte du nombre et du type d’installations autorisées et des versions visées); (iii)  une comparaison entre les logiciels répertoriés et les licences détenues et (iv) une régularisation consistant soit à supprimer les logiciels excédentaires ou acheter les licences manquantes, selon le cas. Ce processus devrait être répété régulièrement.

Outre les initiatives décrites ci-dessus, certaines habitudes facilitent la vérification, notamment: (i) centraliser les achats de logiciels, (ii) documenter ces achats en conservant toutes les preuves d’achat de licences et (iii) procéder à l’enregistrement de celles-ci auprès des fabricants concernés. Il serait également judicieux de s’assurer que toute facture de matériel informatique vendu avec des logiciels préinstallés fait mention de ceux-ci. Finalement, une politique d’installation et d’utilisation de logiciels à l’attention de tout le personnel devrait être développée et être soutenue par des moyens techniques de contrôle.

L’entreprise qui fait l’objet d’une plainte de la part de BSA n’est pas pour autant dépourvue d’options. Tout d'abord, pour maximiser les chances qu’un règlement amiable intervienne, il importe de disposer d’un portrait rigoureusement exact de la situation relativement aux logiciels en cause en date de la mise en demeure, et ce, pour éviter les risques de contradictions subséquentes. Ensuite, il faut s’informer plus précisément de la teneur des informations dont BSA déclare disposer pour justifier son intervention. S’il existe un écart entre la situation réelle et celle perçue par BSA, cela pourrait contribuer à faire diminuer le montant réclamé par BSA. Il importe également de vérifier chacune des allégations de BSA et de s’assurer que les faits reprochés visent de l’équipement détenu par l’entreprise, par opposition à de l’équipement personnel d’employés ou d’administrateurs. Par ailleurs, si les logiciels installés l’ont été non seulement à l’insu des dirigeants de l’entreprise, mais qu’ils ont été installés et utilisés en dehors du cadre de l’exécution des fonctions des employés concernés, il pourrait s’agir d’un moyen potentiel d’exonération à faire valoir.

En cas de contestation au niveau judiciaire ou dans le cadre de pourparlers de règlement, il importe de tenir compte du fait que BSA n’est pas titulaire du droit d’auteur dans les logiciels des fabricants qu’elle représente.

Dans tous les cas, le fait d’être accompagné par un conseiller juridique expérimenté en la matière dès qu’une situation semblable se présente contribue à ce que survienne un dénouement aussi rapide et favorable que possible pour l’entreprise ciblée.

 
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